Comment organiser une réunion du CSE par conférence téléphonique ou messagerie instantanée? Le décret vient de paraître
Compte tenu de la crise sanitaire du Covid-19, d'une part et de la nécessité de poursuivre le dialogue social en réunissant régulièrement les institutions représentatives du personnel et tout particulièrement le CSE d'autre part, le recours sans limitation de nombre maximal aux réunions par visioconférence a été autorisé après information des membres. Deux nouveaux dispositifs sont désormais également possibles pendant la période de crise sanitaire à savoir le recours à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée. Comme attendu, un décret n° 2020-419 du 10 avril précise les modalités de recours à ces deux derniers modes de réunions.
Pour rappel, le recours à la messagerie instantanée, toujours après information de ses membres, n'est autorisé que s'il s'avère impossible d'utiliser la visioconférence ou la conférence téléphonique.
Ainsi, lorsque la réunion du CSE (ou de la CSSCT, ou du CSEC, ou du comité de groupe,...) est tenue :
en conférence téléphonique, le dispositif technique mis en oeuvre garantit l'identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son et des délibérations ;
par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en oeuvre garantit l'identification des membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrit au cours des délibérations.
Aucun des dispositifs ne fait obstacle aux suspensions de séance dans les conditions de droit commun.
De même, les conditions de droit commun en matière de présidence de la séance et de déroulement des débats s'appliquent.
Il s'agit des mêmes exigences techniques que pour la visioconférence, adaptées aux médias concernés.
Dans tous les cas, la convocation des membres devra indiquer le mode réunions et ses modalités pratiques.
Par ailleurs et s'agissant tout particulièrement des votes à bulletins secrets (nécessaire notamment en cas de procédure de licenciement d'un salarié protégé), le décret prévoit que le dispositif de vote mis en oeuvre doit répondre aux conditions prévues par l'alinéa 3 l'article D. 2315-1 relatif à la visioconférence, ainsi :
le dispositif de vote garantit que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote ;
le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Enfin, en ce qui concerne les réunions qui se dérouleraient par messageries instantanées, le décret précise que la réunion doit se dérouler conformément aux étapes suivantes :
l'engagement des délibérations est subordonnée à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues aux premier et deuxième alinéas du présent article (dispositif technique assurant l'identification et la participation des membres, et dispositif conformes aux règles en matière de vote à bulletin secret) ;
les débats sont clos par un message du président de l'instance, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l'instance ;
au terme du délai fixé pour l'expression des votes, le président de l'instance en adresse les résultats à l'ensemble de ses membres.
Ces dispositions sont d'application immédiate et jusqu'à la fin de l'état d'urgence sanitaire aujourd'hui fixée au 24 Mai 2020.